Dodávateľsko-odberateľské vzťahy

Vzťahy medzi dodávateľmi a odberateľmi tvoria základný vzťah v procese obchodovania a to vo všetkých oblastiach. Práve sila a pevnosť týchto vzťahov sú v mnohých prípadoch kľúčovými prvkami pre úspech oboch strán. Riadenie týchto vzťahov preto v sebe zahŕňa všetky činnosti počnúc tokom tovarov a služieb od dodávateľov k zákazníkom až po koordináciu a riadenie prislúchajúcich informácií.

1 Predaj v dodávateľsko-odberateľských vzťahoch

Predaj je v podniku obchodnou funkciou, ktorá zabezpečuje komercionalizáciu tovarov v najvýhodnejších podmienkach na základe poznania postojov k produktu, charakteristík trhu (množstiev, ceny, motivácie odberateľov, foriem a kanálov distribúcie), vypracovania plánov predaja, predajných rozpočtov a pod. Predaj sa môže opierať o pasívne vyčkávanie dopytu zákazníka alebo môže zahŕňať oslovenie zákazníka zástupcom firmy.

Subjekty zúčastňujúce sa na príprave predaja:

-Oddelenie marketingového výskumu

-Oddelenie predaja

-Oddelenie reklamy a podpory predaja

Predajca je základným prvkom obchodného personálu, ktorý sa v podmienkach konkurencie stáva hlavným činiteľom obchodnej stratégie.

2 Nákupný proces

Proces nákupu je zložitý proces, má vysoké nároky na náklady a jeho hodnota vstupuje aj do konečnej ceny výrobku. Najčastejšie členenie nákupu je členenie do ôsmich fáz:

1. vznik problému

2. charakteristika potreby

3. špecifikácia kupovaného produktu

4. prieskum potenciálnych zdrojov nákupu

5. predloženie ponúk

6. výber dodávateľa

7. zadanie objednávky v určitom množstve

8. vyhodnotenie dodávky a dodávateľskej organizácie

Nákupný proces organizácií predstavuje zložitý rozhodovací proces, v ktorom si organizácie spresňujú požiadavky na nákup výrobkov a služieb, posudzujú a vyberajú si z rôznych variantov produktov a dodávateľov.

Dvaja odberatelia, ktorí pôsobia na rovnakých trhoch za rovnakých podmienok majú rôzne nákupné správanie a rozhodujú sa medzi inými dodávateľmi a inými výrobkami.

Na nákupnom trhu môže vystupovať niekoľko účastníkov:

® nákupca – osoba, ktorá si vyberá svojho dodávateľa dohaduje ďalšie okolnosti nákupu. Jeho hlavná úloha spočíva vo výbere dodávateľa a rokovaní s dodávateľmi.

® rozhodovateľ – na základe informácií uskutočňuje rozhodnutia o požiadavkách na nákup a dodávateľov.

® schvaľovateľ – schvaľuje rozhodnutia rozhodovateľov a nákupcov.

® používateľ – osoba, ktorá používa výrobok a môže poskytnúť svoj názor na základe vlastných skúseností.

® ovplyvniteľ – ovplyvňuje výber dodávateľa.

® strážcovia – chránia ľudí z nákupného centra pred nežiaducim prílevom informácií od dodávateľov.

2.1 Faktory nákupu

Nákup od dodávateľov je ovplyvňovaný mnohými faktormi. Tieto faktory môžeme rozčleniť do rôznych hľadísk, najčastejšie ide o faktory:

a) faktory prostredia – ide o faktory existujúceho a očakávaného ekonomického prostredia. Ide hlavne o úroveň dopytu, úrokové sadzby, ekonomický vývoj.

b) organizačné faktory – každá organizácia má svoju organizačnú štruktúru a systém, ktoré sú tiež dôležité pri nákupnom správaní.

c) interpersonálne faktory – všetky informácie, ktoré kupujúci získa o dodávateľovi môže využiť vo svoj prospech.

d) individuálne faktory – tiež sú veľmi dôležité, pretože každý účastník procesu nákupného rozhodovania má svoje záujmy, motivácie, presvedčenie.

3 Dodávatelia

Dodávatelia sú firmy a jednotlivci, ktorí zásobujú podnik zdrojmi potrebnými na výrobu produktu alebo tovarom potrebným na uskutočnenie obchodu.

Pri svojej činnosti sa výrobný, ale aj nevýrobný podnik musí neustále rozhodovať medzi jednotlivými ponukami rôznych dodávateľov. Kým v minulosti sa pozeralo iba na zisky, veľký obrat tovaru a služieb, kým dnes sa kladie na prvé miesto porozumenie potrebám zákazníkov, rozvoj vzájomných vzťahov, komunikácia a vytvorenie pridanej hodnoty. Súčasný zákazník si vyberá svojich dodávateľov na základe kvality, ceny produktu a formy obsluhy. Je mobilný, schopný kedykoľvek zmeniť dodávateľa. Tieto skutočnosti vedú podniky k hľadaniu strategických aliancií a spájaním sa s inými firmami. Vyššia integrácia predstavuje kvalitatívne novú organizačnú formu - dodávateľský reťazec.

Dodávateľský reťazec je sieť organizácií prepojených dodávateľsko-odberateľskými vzťahmi, s rozdielnymi aktivitami a procesmi, ktorých cieľom je produkovať hodnotu v podobe žiadaných výrobkov a služieb dodávaných do rúk konečnému článku reťazca - spotrebiteľa.

Aby sa podnik mohol rozhodnúť pre niektorého dodávateľa, najskôr musí mať dostatok informácií o tom, akí dodávatelia vôbec na trhu pôsobia. Trhová pozícia jednotlivých dodávateľov závisí od ich počtu na trhu, ale aj od počtu odberateľov, ktorí vystupujú ako konkurencia pre podnik, ktorý sa usiluje o získanie dodávateľa. Ide teda o dve roviny konkurencie. Prvou rovinou je konkurencia samotných dodávateľov (čím je ich na trhu viac, tým je konkurencia medzi nimi vyššia). Druhou rovinou je konkurencia odberateľov (čím je ich viac, tým väčšmi sa pokúšajú získať pre seba čo najlepšieho dodávateľa.

Dôležitou otázkou je, ako by si mal podnik vybrať správneho dodávateľa? Všeobecne možno konštatovať, že najvhodnejší je ten dodávateľ, ktorý vyhovie všetkým požiadavkám podniku.

3.1 Výber dodávateľa

Za rozhodujúce činitele pri výbere dodávateľa považujeme:

® spoľahlivosť – ide o veľmi dôležitú otázku pri výbere dodávateľa. Dodávateľ, pre ktorého sa firma rozhodne by mal byť schopný a ochotný dodať nielen požadované množstvo a kvalitu, ale aj plniť svoje dodávky v požadovaných termínoch. Často je výhodnejšie mať spoľahlivého dodávateľa hoci s vyššími cenami, ako lacného a menej spoľahlivého. Riziko nespoľahlivosti totiž firmy kompenzujú väčšími zásobami, čo je v konečnom dôsledku neefektívne, keďže viažu finančné prostriedky.

® poskytované služby – ide o tzv. obchodno-technické služby. Zaraďujeme tu platobné podmienky, dodacie podmienky, úverové možnosti, zabezpečenie servisu a náhradných dielov.

® lokalizáciu – patrí rovnako k veľmi dôležitým faktorom, ide hlavne o vzdialenosť dodávateľa od firmy, dopravný prístup. Miestny dodávatelia prinášajú priame ekonomické výhody (nižšie dopravné náklady) a nepriame výhody (možnosť osobnej komunikácie a dohody).

Firmy by si pri výbere vhodného dodávateľa mali uvedomiť, že nie vždy je najlacnejší dodávateľ ten najlepší, pretože v konečnom dôsledku môže firma za dodávateľskú službu zaplatiť viac peňazí.

Okrem týchto faktorov sa pri výbere dodávateľa rozhodujeme tiež na základe interných, najmä technických prekážok, blízkosťou výrobných prevádzok dodávateľa, na základe blízkosti skladovacích priestorov a pod.

Podľa istého prieskumu pokladajú nákupní agenti za významné nasledujúce znaky dodávateľa:

1. schopnosť dodania

2. kvalita

3. cena

4. opravárenské služby

5. technické schopnosti

6. vývoj výkonnosti

7. výrobná kapacita

8. pomoc a poradenstvo

9. systém kontroly

10. povesť

11. finančná situácia

12. postoj ku kupujúcim

13. konkurzné podmienky

14. komunikácia

15. odborná príprava

16. manažment a organizácia

17. kvalita balenia

18. morálne a právne aspekty

19. umiestnenie dodávateľa

20. záznamy pracovných vzťahov

Pred tým ako sa podnikateľ rozhodne o konečnom dodávateľovi môže ešte s dodávateľom rokovať. Nemusí si vybrať jedného ale aj viacerých dodávateľov. Výber viacerých dodávateľov má viac výhod, keďže znižuje riziko, že by dodávateľ materiál nedodal v čas, alebo v potrebnom množstve a pod. Vzťah medzi dodávateľom a odberateľom, resp. nákupný proces sa uzatvára len vtedy, keď objednaný produkt podnik aj skutočne prevzal, prešiel vstupnou kontrolou a vyhovuje použitiu. To všetko sa deje na základe objednávky zadanej odberateľom dodávateľovi.

4 Formalizovanie vzťahov s dodávateľmi

Existuje veľa názorov, ktoré opisujú správanie odberateľa k dodávateľovi.

Životný cyklus medzi dvoma podnikmi je možné rozdeliť do nasledovných fáz:

®predprípravná fáza – hodnotenie dodávateľa, vzájomné spoznávanie. Neexistujú zatiaľ medzi nimi žiadne záväzky, je možné vzťah kedykoľvek ukončiť.

®prípravná fáza – je rozhodujúcou fázou v uzatvorení obchodu. Je spojená s konkrétnou formuláciou požiadaviek, výmenou vzoriek produktov a pod.

®fáza rozvoja – je spätá s realizáciou obchodných vzťahov na základe dohodnutých podmienok

®fáza dlhodobých vzťahov- transakcie sa opakujú, sú pravidelné. Dochádza k budovaniu dlhodobých vzťahov.

Takéto rozdelenie vedie do ohraničovania fáz vzťahov podnikov, avšak je určitým spôsobom zjednodušovania marketingových procesov prebiehajúcich vo firme. Cieľom týchto procesov je vytvoriť a udržať dobré obchodné vzťahy s dodávateľmi.

Prvoradou cestou k formalizovaniu vzťahov medzi podnikmi je rokovanie. Je to cesta vzájomného spoznávania a prispôsobenia. Táto cesta nie je vždy taká jednoduchá, ako sa na prvý pohľad zdá. Existujú prepracované techniky a postupy. Výsledkom je uzatvorený kontrakt.

Pri vstupe do rokovania s dodávateľmi by si mal odberateľ uvedomiť svoju pozíciu na trhu. Ak ide o malý podnik so slabšou pozíciou na trhu, podnik sa musí prispôsobiť a prijať podmienky dodávateľa. Ak však ide o rovnocenné postavenie, pri rokovaniach sa vyjednáva o:

®cene nakupovaného tovaru

®množstve a kvalite tovaru

®spôsobe balenia tovaru

®termínoch dodávky

®podmienkach prepravy a dodania

®možnostiach zmeny objednávky

®iných podmienkach zmluvy

Je prirodzené, že väčšinu odberateľov zaujíma hlavne cena. Niekedy sa môže napríklad stať, že dodávatelia používajú rôzne ceny pre rôzne skupiny odberateľov. Majú zostavený rebríček odberateľov od najnižšej ceny po najvyššiu cenu.

Platobné podmienky sa najčastejšie týkajú doby splatnosti faktúry a spôsobu vykonania platby. Dôležité sú tiež rôzne dohodnuté podpory predaja. Dodávatelia často poskytujú napríklad rôzne reklamné predmety, suveníry a pod., ktoré uľahčujú samotný predaj.

4.1 Formy uzatvorených obchodov

Výsledkom formalizovania dodávateľsko-odberateľských vzťahov sú objednávky, resp. zmluvy. Neexistuje nejaká podoba typových zmlúv s dodávateľmi. Napriek tomu, pri formalizácii vzťahov je dobré dodržiavať niektoré zásady:

a)Založiť písomný základ obchodného prípadu (zmluvu alebo objednávku). Ide o zásadu, že nie je možné sa absolútne spoľahnúť na dodávateľa a preto sa spoločnosť „poisťuje“ vopred proti možnému vzniknutému sporu.

b)Oproti štandardným tlačivám zmlúv a objednávok je lepšie uprednostniť špeciálne formuláre, ktoré sa zostavujú pre konkrétny prípad. Ak sa to zdá príliš nepraktické, je dobré ak si firma vytvorí aspoň firemné štandardy takýchto tlačív. Toto tlačivo by malo plniť základné funkcie:

® presne identifikovať požiadavky na dodávku

® obsahovať potrebné informácie pre vedenie záznamov o nákupe tovaru a jeho ďalšom pohybe v podniku

Ak ide o dlhodobý kontrakt je lepšie spísať zmluvy s presnými podmienkami dodania produktov a platovými podmienkami, prípadne i s podpornými prostriedkami predaja ako sú napr. suveníry, reklamné pomôcky a iné.

Neoddeliteľnou súčasťou zmluvy je spôsob vykonania platby. Tú je možné uhradiť v hotovosti, bankovým prevodom alebo inými platobnými operáciami ako sú akreditív, dokumentárne inkaso, zmenka a šek.

4.2 Záväzky zo zmluvných vzťahov

V každom obchodnom vzťahu môže prísť k zlyhaniu plnenia si vzájomných záväzkov.

Pri voľbe obchodného partnera a stanovenie stupňa rizika treba vybrať správne formy a nástroje, ktoré kryjú riziko z neplatenia. Pre dodávateľa je najbezpečnejší a najvýhodnejší prípad, keď nenesie riziko z neplatenia sám.

Najideálnejšou formou je zaplatenie vopred, a to buď celej sumy faktúry, alebo dôležitej časti celkovej sumy.

Zmluvy medzi dodávateľom a odberateľom by mali byť nastavené tak, aby vyhovovali obom zmluvným stranám. Ak všetko prebieha bez komplikácií, dodávateľ dodá tovar, materiál, odberateľovi, odberateľ zaplatí a obchod je vyrovnaný. Nie vždy sú však dodávateľsko-odberateľské vzťahy bez komplikácií a sporov.

K sporom dochádza v prípade, ak jedna alebo druhá strana poruší podmienky stanovené v zmluve. Medzi základné povinnosti, ktoré vyplývajú zo zmluvy pre dodávateľa patria:

® dodať tovar v správnom množstve,

® v správnej kvalite,

® v správnom sortimente,

® v dohodnutom čase,

® na dohodnutom mieste.

Pre odberateľa platia nasledujúce povinnosti:

® prevziať tovar na dohodnutom mieste,

® v dohodnutom čase,

® zaplatiť za tovar,

® stanovenú výšku peňazí, v stanovenej mene,

® dohodnutým spôsobom platby.

Ostatné náležitosti ako nesenie rizika, údržba, reklamácie a pod. bývajú dohodnuté osobitne v konkrétnych zmluvách.

5 Vymáhanie pohľadávok

Pokiaľ advokát dá stanovisko, že nárok existuje a je vymožiteľný súdnou cestou, je vhodné sa prostredníctvom advokáta pokúsiť o mimosúdne vyriešenie veci (tzv. pokus o zmier). Aj keď je možné namietať, že takýto postup je zbytočný a nadbytočný, dôrazne sa doporučuje využiť. Z praxe môžeme potvrdiť, že priemerne 50% sporov sa podarí vyriešiť mimosúdnou cestou, a to ku spokojnosti oboch sporových strán. Okrem toho, mimosúdne vyriešenie veci je v zásade vždy menej finančne nákladné a časovo rýchlejšie, ako riešenie veci súdnou cestou, príp. exekúciou.

Advokát po porade s klientom môže zvoliť rôzne postupy, ako sa pokúsiť o zmier s dlžníkom klienta. Do úvahy prichádzajú napríklad nasledovné možnosti:

- Písomná výzva advokáta na zaplatenie dlžnej sumy klientovi, adresovaná doporučenou poštou dlžníkovi klienta. Advokát vo výzve uloží dlžníkovi dodatočnú lehotu na zaplatenie dlhu a zároveň podrobne vysvetlí dlžníkovi právny základ nároku klienta, príp. odkáže na zákonné ustanovenia, na ktorých je nárok klienta založený.

- Osobné stretnutie advokáta s dlžníkom klienta, príp. jeho právnym zástupcom. Na stretnutí advokát vysvetlí dlžníkovi klienta právny nárok klienta a podľa inštrukcií klienta sa pokúsi o mimosúdnu dohodu.

Pokiaľ je mimosúdne konanie úspešné a obe strany sa dohodnú na spôsobe urovnania ich právnych vzťahov, advokát zabezpečí vyhotovenie potrebných dokumentov, ktoré definitívne vyriešia a ukončia spor oboch strán. Aj tu prichádzajú do úvahy rôzne právne úkony, ktorými je možné spor strán ukončiť:

- Splnenie dlhu zaplatením. Pokiaľ je predmetom sporu výlučne splatná pohľadávka a medzi sporovými stranami neexistujú žiadne ďalšie právne vzťahy, ktoré by bolo potrebné usporiadať, bude postačovať, keď dlžník preukázateľne zaplatí svoj dlh klientovi. V tomto prípade nie je potrebné robiť ďalšie právne úkony vo veci.

- Dohoda podľa §570 Občianskeho zákonníka. V rámci tejto dohody je možné dohodnúť s dlžníkom, že doterajší existujúci záväzok sa nahrádza novým záväzkom. V tomto prípade doterajší záväzok zaniká a dlžník je povinný plniť nový záväzok. Uzavretie takejto dohody je vhodné napríklad vtedy, keď sa klient dohodne s dlžníkom, že dlžník vyrovná svoj dlh v inej než peňažnej podobe (prevod vlastníctva hnuteľných a nehnuteľných vecí).

- Dohoda o urovnaní podľa §585 Občianskeho zákonníka. Touto dohodou tiež dochádza k nahradeniu pôvodného záväzku novým záväzkom, ktorý vyplýva z urovnania. Na rozdiel od dohody podľa §570 Občianskeho zákonníka sa medzi sporovými stranami upravujú právne vzťahy medzi nimi sporné alebo pochybné. V mnohých prípadoch nemusí byť nárok klienta jednoznačne daný. Nárok klienta môže byť spojený s rôznymi skutočnosťami a dôkazmi, ktoré môžu spochybniť jeho nárok.

Okrem vyššie uvedených spôsobov zániku záväzku podľa Občianskeho zákonníka, existujú aj ďalšie spôsoby výslovne upravené v Obchodnom zákonníku, ktoré sa vzťahujú na obchodno-právne vzťahy.

Záver

Snažil som sa čo najdôkladnejšie a najpresnejšie opísať dodávateľsko-odberateľské vzťahy. Každá firma sa z času na čas rozhoduje o svojom dodávateľovi, o tom akého dodávateľa si vyberie, či zvolí radšej miestneho dodávateľa, alebo neznámeho dodávateľa. Rovnako musí kalkulovať všetky náklady, ktoré sa v konečnom dôsledku premietajú do zisku firmy. Výber dodávateľa patrí tiež k neľahkým rozhodnutiam podnikateľa. Mal by zvážiť všetky činitele, geografickú polohu, cenu, kvalitu výrobkov a pod. Všetky podmienky dohodnuté s dodávateľom sú veľmi dôležité, pretože predstavujú pre odberateľa náklady a zároveň rôzne druhy rizík. Ak chce odberateľ týmto rizikám predísť, musí identifikovať a vybrať si svojich dodávateľov správne a zároveň dohodnúť čo najlepšie všetky podmienky obchodu.